Informativa sulla privacy di Keen Software House

La versione rivista dell’Informativa sulla privacy entrerà in vigore a partire dal 1 gennaio 2021

Argomenti coperti da questa informativa  

La privacy degli utenti è importante per noi, per cui vogliamo garantire la massima trasparenza sulle modalità di raccolta, utilizzo e condivisione delle informazioni degli utenti. La presente informativa è destinata a chiarire agli utenti i seguenti aspetti:  

  • Le informazioni da noi raccolte sugli utenti 
  • Le modalità di utilizzo delle informazioni raccolte 
  • Le modalità di condivisione delle informazioni raccolte 
  • Le modalità di conservazione e protezione delle informazioni raccolte 
  • Le modalità di accesso e controllo degli utenti sulle proprie informazioni 
  • Le modalità di trasferimento internazionale delle informazioni raccolte 
  • Altre importanti informazioni sulla privacy 

La presente informativa sulla privacy descrive le informazioni da noi raccolte sugli utenti quando utilizzano i nostri prodotti e servizi, o quando interagiscono in altri modi con Keen (ad esempio, partecipando a eventi Keen), a meno che non sia mostrata un’altra informativa sulla privacy. La presente informativa descrive anche le opzioni dell’utente sulle nostre modalità di utilizzo delle sue informazioni. Tali opzioni comprendono le modalità di opposizione a determinati usi delle informazioni degli utenti e le possibilità di accesso e aggiornamento di certe informazioni degli utenti. Gli utenti che non accettano la presente informativa non devono accedere o utilizzare i nostri prodotti e servizi, né interagire con altri aspetti della nostra attività. 

Quando nella presente informativa utilizziamo termini quali “Keen Software House”, “Keen”, “noi”, “nostro” o “ci”, intendiamo riferirci a Keen Software House a.s. Group, incluse tutte le società controllate, che controlla le informazioni raccolte da Keen sugli utenti che utilizzano i nostri prodotti e servizi. Inoltre, possediamo e gestiamo una serie di siti web e offriamo prodotti e servizi a essi relativi, compresa l’assistenza. Nella presente informativa, ci riferiremo a tali prodotti, compresi i nostri altri prodotti, servizi e siti web, nel loro complesso come “Prodotti e servizi”.  

Informazioni sugli utenti da noi raccolte  

Raccogliamo informazioni sugli utenti quando ce le forniscono, quando usano i nostri prodotti e servizi, oppure quando altre fonti ce le forniscono nelle modalità descritte di seguito.  

Informazioni forniteci dagli utenti  

Raccogliamo informazioni sugli utenti quando questi le immettono nei nostri prodotti e servizi o se ce le forniscono direttamente in altri modi.  

  • Informazioni su account e profili: raccogliamo informazioni sugli utenti che registrano un account, creano o modificano il proprio profilo, impostano le loro preferenze, si registrano o fanno acquisti tramite i nostri prodotti e servizi. Ad esempio, l’utente fornisce le proprie informazioni di contatto e, in certi casi, quelle di fatturazione quando si registra ai nostri prodotti e servizi. L’utente ha anche l’opzione di aggiungere una foto del profilo, una biografia e altri dettagli al proprio profilo. Tali informazioni saranno visualizzate nei nostri prodotti e servizi. Inoltre, teniamo traccia delle preferenze degli utenti in base alle loro impostazioni nei nostri prodotti e servizi.
  • Contenuti forniti dall’utente tramite i nostri prodotti: i prodotti e servizi comprendono il sito web Keen, i prodotti desktop e per dispositivi mobili in uso, che raccolgono e memorizzano contenuti pubblicati, inviati, ricevuti e condivisi dall’utente. Tali contenuti comprendono tutte le informazioni che l’utente ha deciso di fornire.  Nota: i nostri prodotti possono comprendere contenuti di terzi (quali moduli, estensioni o componenti aggiuntivi) che sono sviluppati e controllati senza la nostra approvazione o supervisione. Keen non ha accesso ai dati raccolti attraverso tali contenuti e non ne è responsabile.
  • Contenuti forniti dall’utente tramite i nostri siti web: i prodotti e servizi comprendono anche i siti web di nostra proprietà o da noi gestiti. Raccogliamo altri contenuti inviati dagli utenti a tali siti web, che comprendono siti web di social media e di reti social da noi gestiti. Ad esempio, gli utenti ci inviano contenuti quando forniscono feedback o partecipano a funzioni interattive, sondaggi, concorsi, promozioni, giochi a premi, attività e altri eventi.  Tali contenuti comprendono anche tutte le informazioni personali e professionali fornite dall’utente nel processo di selezione del personale. Le informazioni fornite dall’utente nel processo di selezione del personale comprendono almeno nome, cognome, indirizzo email e curriculum vitae. Possono essere comprese anche altre informazioni quali indirizzo, paese di residenza, data di nascita e simili.
  • Informazioni fornite dall’utente tramite i nostri canali di assistenza: i prodotti e servizi comprendono anche un servizio di assistenza ai clienti, per cui gli utenti possono decidere di inviare informazioni relative ai problemi incontrati con un certo prodotto o servizio. Chiunque si rivolga al nostro team di assistenza per un contatto di natura tecnica, l’apertura di una richiesta di assistenza o per parlare direttamente a uno dei nostri rappresentanti, riceverà la richiesta di fornire informazioni di contatto, un riepilogo del problema incontrato e altri documenti, screenshot o informazioni utili alla risoluzione del problema. 
  • Informazioni di pagamento: raccogliamo informazioni di pagamento e fatturazione quando gli utenti si registrano a certi prodotti e servizi a pagamento. Ad esempio, al momento della registrazione possiamo chiedere all’utente di indicare un responsabile delle fatturazioni, fornendone il nome e le informazioni di contatto. Gli utenti possono fornire anche informazioni sui pagamenti, come i dati delle carte di credito, che saranno raccolti tramite i nostri prodotti e servizi di elaborazione sicura di pagamenti.  
  • Informazioni che possiamo richiedere all’utente in caso di assunzione presso Keen Group e/o una delle sue società controllate: nome, indirizzo, data di nascita, paese di origine, stato di soggiorno, grado di istruzione ecc.

Informazioni da noi raccolte automaticamente all’utilizzo dei nostri prodotti e servizi  

Raccogliamo informazioni sugli utenti quando fanno uso dei nostri prodotti e servizi, ad esempio accedendo ai nostri siti web ed eseguendo specifiche azioni nell’ambito dei prodotti e servizi.  

  • Utilizzo di prodotti e servizi da parte dell’utente: teniamo traccia di alcune informazioni sugli utenti che visitano e interagiscono con i nostri prodotti e servizi. Tali informazioni comprendono le funzionalità usate; schede, bacheche, team e altri link cliccati; tipo, dimensione e nome file degli allegati caricati sui prodotti e servizi; termini di ricerca di uso frequente; interazioni con gli altri utenti sui prodotti e servizi. Raccogliamo anche informazioni sui team e le persone con cui l’utente lavora e le modalità di interazione con loro, ad esempio i soggetti con cui l’utente collabora e comunica più spesso. 
  • Informazioni di connessioni e dispositivi: raccogliamo informazioni su computer, cellulari, tablet e altri dispositivi utilizzati dagli utenti per accedere ai prodotti e servizi. Le informazioni sui dispositivi comprendono il tipo di connessione e le impostazioni al momento in cui l’utente installa, accede, aggiorna o utilizza i nostri prodotti e servizi. Tramite i dispositivi dell’utente, raccogliamo anche informazioni quali sistema operativo, tipo di browser, indirizzo IP, URL di pagine referenziate o di uscita, identificatori dei dispositivi e dati di anomalie. Utilizziamo l’indirizzo IP dell’utente e/o il paese indicato per approssimarne la posizione e fornire una migliore esperienza dei nostri servizi.  La quantità raccolta di questo genere di informazioni dipende dal tipo e dalle impostazioni del dispositivo in uso per accedere ai prodotti e servizi.  
  • Cookie e altre tecnologie di tracciamento: Keen  e i nostri partner terzi, quali i nostri fornitori di strumenti analitici, fanno uso di cookie e altre tecnologie di tracciamento per fornire funzionalità e riconoscere gli utenti che accedono ai vari prodotti e servizi su dispositivi diversi. Per saperne di più, è possibile consultare la nostra Informativa sui cookie e il tracciamento, che comprende informazioni su come controllare o escludere l’impiego dei cookie e delle tecnologie di tracciamento.  

Informazioni che riceviamo da altre fonti  

Riceviamo informazioni su un utente anche da altri utenti dei servizi, da prodotti e servizi di terzi e dalle loro società, ma anche dai nostri partner aziendali e di canale.  

Altri utenti di prodotti e servizi: gli altri utenti dei nostri prodotti e servizi possono fornirci informazioni su un utente quando inviano i loro contenuti tramite i prodotti e servizi. Ad esempio, un utente potrebbe essere menzionato da altri su una scheda, oppure un membro di un team potrebbe caricare contenuti sull’utente su una bacheca. Possiamo anche ricevere l’indirizzo email di un utente da altri utenti dei servizi che invitano l’utente in questione a utilizzare i nostri prodotti e servizi. Allo stesso modo, un amministratore potrebbe fornire le informazioni di contatto di un utente quando lo nomina amministratore di un comitato o team, oppure di un account business o aziendale.  

  • Altri prodotti e servizi collegati all’account di un utente: riceviamo informazioni su un utente quando tale utente o il suo amministratore attivano app di terzi oppure  includono o collegano un servizio di terzi ai nostri prodotti e servizi. Ad esempio, quando un utente crea un account o accede ai prodotti e servizi con le proprie credenziali Google, riceveremo per finalità di autenticazione il nome e l’indirizzo email dell’utente, nella misura consentita dalle impostazioni del suo profilo Google. Un utente o il suo amministratore potrebbero anche integrare i nostri prodotti e servizi con altri prodotti e servizi da loro utilizzati, ad esempio per consentire l’accesso, l’archiviazione, la condivisione e la modifica di certi contenuti di terzi tramite i nostri prodotti e servizi.  Ad esempio, un utente potrebbe autorizzare i nostri prodotti e servizi ad accedere e visualizzare file da un servizio di condivisione documenti di terzi nell’interfaccia dei prodotti e servizi. Oppure un utente potrebbe autorizzare i nostri prodotti e servizi a sincronizzare un elenco di contatti o una rubrica per potersi connettere più facilmente con tali contatti nell’ambito dei prodotti e servizi, o per invitarli a collaborare con l’utente sui nostri prodotti e servizi. Le informazioni che riceviamo in caso di collegamento o integrazione nei nostri servizi e prodotti di servizi di terzi dipende dalle impostazioni, autorizzazioni e informative sulla privacy controllate del servizio di terzi in questione. L’utente deve sempre consultare gli avvisi e le informative sulla privacy di tali prodotti e servizi di terzi per capire quali dati ci potrebbero essere resi noti o essere condivisi con i nostri prodotti e servizi.  
  • Partner di Keen: Lavoriamo con una rete globale di partner che forniscono prodotti e servizi di consulenza, implementazione, formazione e simili relativi ai nostri prodotti. Alcuni di questi partner collaborano con noi anche per il marketing e la promozione e la rivendita dei nostri prodotti e per la generazione di lead. Riceviamo informazioni da questi partner, come dati di fatturazione, informazioni sui contatti tecnici e di fatturazione, nomi delle aziende, prodotti acquistati dall’utente o a cui potrebbe essere interessato, informazioni di valutazione fornite dall’utente, insieme agli eventi ai quali ha partecipato e il paese in cui si trova.  
  • Altri partner: riceviamo informazioni sugli utenti e sulle loro attività all’interno e all’esterno dei nostri Prodotti e Servizi da partner terzi, come partner pubblicitari e di ricerche di mercato che ci forniscono informazioni sull’interesse e il coinvolgimento degli utenti con i nostri Prodotti e Servizi e annunci online.  

Modalità di utilizzo delle informazioni raccolte  

La modalità di utilizzo delle informazioni raccolte dipendono in parte da quali prodotti e servizi sono utilizzati dal’utente, dalle modalità di tale utilizzo e da eventuali preferenze comunicateci dall’utente. Di seguito riportiamo gli scopi specifici di utilizzo delle informazioni raccolte sugli utenti.  

  • Per la fornitura di prodotti e servizi e personalizzare l’esperienza d’uso: utilizziamo le informazioni sugli utenti per fornire loro prodotti e servizi, quali elaborazione di transazioni dell’utente, autenticazione all’accesso, servizio di assistenza clienti e gestione e manutenzione di prodotti e servizi. Ad esempio, usiamo il nome e la foto forniti dall’utente nel suo account per identificarlo ad altri utenti del servizio.  
  • Per attività di ricerca e sviluppo: siamo sempre alla ricerca di nuovi modi di rendere i nostri prodotti e servizi più intelligenti, veloci, sicuri, integrati e utili per l’utente. Utilizziamo dati collettivi che apprendiamo su come le persone utilizzano i nostri prodotti e servizi e i feedback fornitici direttamente da loro per risolvere problemi e individuare tendenze, usi, modelli di attività e campi per l’integrazione e il miglioramento dei prodotti e servizi. In alcuni casi, applichiamo quanto appreso da tali dati a tutti i servizi e prodotti di proprietà di Keen e da noi gestiti per migliorare e sviluppare funzioni simili o per integrarli meglio con i prodotti e servizi usati dagli utenti. Siamo anche soliti testare e analizzare delle nuove funzionalità con alcuni utenti selezionati prima di rilasciarle a tutto il pubblico.  
  • Per scopi di selezione del personale: siamo alla ricerca delle persone più brillanti da assumere nei nostri team. Le informazioni che gli utenti condividono con noi saranno utilizzate esclusivamente allo scopo di selezionare e assumere personale nelle nostre società e non saranno condivise altrove.  
  • Per comunicare con gli utenti in merito ai prodotti e servizi: utilizziamo le informazioni di contatto degli utenti per inviare comunicazioni relative alle transazioni via e-mail e all’interno dei prodotti e servizi, ad esempio per la conferma degli acquisti, per ricordare le scadenze dell’abbonamento, rispondere a commenti, domande e richieste degli utenti, fornire assistenza ai clienti e per l’invio di informazioni tecniche, aggiornamenti, avvisi di sicurezza e messaggi amministrativi. A seconda delle impostazioni dell’utente, possiamo inviare notifiche e-mail quando l’utente o altri interagiscono sui prodotti e servizi. Forniamo anche informazioni personalizzate in base all’attività dell’utente e alle sue interazioni con noi. Ad esempio, determinate azioni eseguite dall’utente nei prodotti e servizi possono attivare automaticamente una funzione o il suggerimento di app di terzi all’interno dei prodotti e servizi per semplificare tale attività. Inviamo anche comunicazioni relative all’iscrizione dell’utente a un particolare servizio che possono facilitare l’uso di quel servizio. Tali comunicazioni fanno parte integrante dei prodotti e servizi e nella maggior parte dei casi la loro ricezione non può essere annullata. Se è possibile annullarne la ricezione, l’utente troverà la relativa opzione nella comunicazione stessa o nelle impostazioni dell’account.  
  • Per commercializzare, promuovere e aumentare il coinvolgimento degli utenti con prodotti e servizi: utilizziamo le informazioni di contatto e le informazioni su come gli utenti utilizzano i prodotti e servizi per inviare comunicazioni promozionali che potrebbero essere di specifico interesse per l’utente, anche tramite e-mail o su piattaforme come Facebook e Google. Tali comunicazioni hanno lo scopo di promuovere il coinvolgimento degli utenti e ottimizzare la loro esperienza con prodotti e servizi e comprendono informazioni su nuove funzionalità, richieste di sondaggi, newsletter ed eventi che riteniamo possano interessare l’utente. Comunichiamo agli utenti anche informazioni su nuove offerte, promozioni e concorsi relativi ai prodotti. Gli utenti possono decidere se ricevere o meno tali comunicazioni come descritto nella sezione “Annullamento ricezione comunicazioni”.  
  • Assistenza ai clienti: utilizziamo le informazioni degli utenti per risolvere i loro problemi tecnici, per rispondere alle loro richieste di assistenza, per analizzare le informazioni sugli arresti anomali e per riparare e migliorare prodotti e servizi. Quando gli utenti ci autorizzano a farlo, condividiamo le loro informazioni con un esperto Keen allo scopo di rispondere alle richieste di assistenza. Nota: gli esperti Keen sono altri utenti Keen, non dipendenti di Keen o di società a noi direttamente affiliate.  
  • Per scopi di sicurezza: utilizziamo le informazioni sugli utenti e sui servizi da loro utilizzati per verificare account e attività, per monitorare attività sospette o fraudolente e per individuare violazioni alle politiche dei servizi.  
  • Per proteggere i nostri interessi legittimi e diritti legali: se previsto dalla legge o nei casi in cui riteniamo sia necessario per proteggere i nostri diritti e interessi legali e gli interessi di altri, utilizziamo le informazioni sugli utenti in relazione a reclami legali, questioni normative e di conformità, funzioni di revisione e comunicazioni in merito all’acquisizione, fusione o vendita di un’azienda.  
  • Con il consenso degli utenti: usiamo le informazioni degli utenti che ci hanno dato il consenso a farlo per uno scopo specifico non compreso tra quelli sopra menzionati. Ad esempio, possiamo pubblicare testimonianze e racconti di clienti in evidenza per promuovere i prodotti e servizi, con il consenso dell’utente in questione.  
  • Base giuridica per il trattamento dei dati (per utenti residenti nello SEE): raccogliamo e trattiamo i dati delle persone fisiche residenti nello Spazio Economico Europeo (SEE) solo nei casi in cui disponiamo della necessaria base giuridica per farlo ai sensi delle leggi UE vigenti in materia.  La base giuridica del trattamento dipende dai prodotti e servizi in uso e dalla loro modalità di utilizzo. Questo vuol dire che raccogliamo e trattiamo i dati degli utenti solo nei seguenti casi: 
    • Se ci occorrono per la fornitura all’utente di prodotti e servizi, quali la gestione dei prodotti e servizi, l’assistenza ai clienti e la fornitura di funzionalità personalizzate, ma anche per garantire la protezione e la sicurezza dei prodotti e servizi;
    • Per tutelare un nostro interesse legittimo (se qualche interesse di protezione del proprietario dei dati non prevale sul nostro), ad esempio relativo ad attività di ricerca, sviluppo, promozione e marketing dei nostri prodotti e servizi, ma anche per proteggere i nostri diritti e interessi legali; 
    • L’utente ci dà il consenso all’utilizzo delle sue informazioni per uno scopo specifico; oppure 
    • Il trattamento dei dati del’utente ci occorre per soddisfare un obbligo di legge.  

Gli utenti che ci hanno dato il consenso a utilizzare le proprie informazioni personali per uno scopo specifico, hanno il diritto di revocare tale consenso in ogni momento, senza che questo abbia effetto su eventuali trattamenti dei dati già avvenuti. Nel caso in cui utilizziamo le informazioni dell’utente perché esiste un interesse legittimo nostro o di una terza parte (ad es. il datore di lavoro dell’utente) a farlo, l’utente avrà il diritto di opporsi a tale uso, anche se questo, in alcuni casi, potrà implicare per l’utente l’impossibilità di continuare a usare prodotti e servizi.  

Modalità di condivisione delle informazioni raccolte  

Condividiamo le informazioni che raccogliamo sugli utenti nei modi descritti di seguito, anche in relazione a possibili trasferimenti aziendali, ma non ci occupiamo di vendere tali informazioni a inserzionisti o altre terze parti.  

Condivisione con altri utenti del servizio  

Condividiamo alcune informazioni degli utenti che usano i nostri prodotti e servizi con altri utenti del servizio.  

  • A scopo di collaborazione: gli utenti possono creare contenuti che comprendono informazioni personali e possono concedere ad altri l’autorizzazione a visualizzare, condividere, modificare, copiare e scaricare tali contenuti in base alle impostazioni selezionate dall’utente o dal suo amministratore (ove applicabile). Alcune funzionalità di collaborazione dei prodotti e servizi mostrano in tutto o in parte le informazioni del profilo di un utente ad altri utenti del servizio, ad esempio in caso di condivisioni o interazioni con contenuti specifici. Ad esempio, quando un utente lascia commenti su una scheda, il sistema mostra accanto al commento la foto del profilo e il nome dell’utente in questione, in modo che gli atri utenti che accedono alla scheda possono sapere chi ha lasciato il commento. Allo stesso modo, quando un utente entra a far parte di un team, alcuni suoi dati, quali nome, profilo e informazioni di contatto saranno mostrate in un elenco agli altri membri del team in modo da favorire le interazioni. Nota: alcune bacheche possono essere rese disponibili al pubblico, per cui qualsiasi contenuto in esse pubblicato, comprese le informazioni dell’utente, può essere visualizzato pubblicamente, nonché essere indicizzato e restituito nei risultati dei motori di ricerca. Gli utenti possono sempre consultare le impostazioni delle bacheche per verificare se una particolare scheda è pubblica o privata. 
  • Gestione account e amministratori: se un utente si registra o accede ai prodotti e servizi utilizzando un indirizzo e-mail con un dominio di proprietà del suo datore di lavoro o della sua organizzazione, oppure se l’utente associa tale indirizzo e-mail al proprio account e la sua organizzazione intende definire un account sui prodotti e servizi Keen, alcune informazioni dell’utente, quali nome, immagine del profilo, informazioni di contatto, contenuti e utilizzi dell’account, potrebbero essere accessibili all’amministratore di tale organizzazione e ad altri utenti dei servizi Keen, in base alle autorizzazioni definite dall’amministratore, per la fornitura di prodotti aggiuntivi e dei prodotti e servizi standard o per integrare i prodotti e servizi Keen dell’utente con altri prodotti e servizi. Ad esempio, l’organizzazione di un utente ci potrebbe richiedere di implementare controlli di sicurezza aggiuntivi sull’account dell’utente per finalità di protezione delle informazioni dell’organizzazione. Le informazioni di contatto degli amministratori dell’account di comitati, team, imprese o aziende nell’ambito dei prodotti e servizi, potranno essere da noi condivise con utenti attuali o passati del servizio allo scopo di facilitare l’esecuzione di richieste relative al servizio. 
  • Forum della community: i nostri siti web offrono alla community Keen blog, forum, registri di bug e wiki accessibili al pubblico. Occorre tenere presente che tutte le informazioni fornite dagli utenti in tali siti web, comprese le informazioni del profilo associate all’account in uso per pubblicare tali informazioni, possono essere lette, raccolte e trattate da chiunque tra il pubblico abbia accesso ai siti web.  I posti pubblicati e certe informazioni del profilo utente rimarranno anche dopo la chiusura dell’account in questione. Per questo consigliamo agli utenti di considerare attentamente la riservatezza delle informazioni prima di inserirle in questi prodotti e servizi. Per richiedere la rimozione delle proprie informazioni inserite nei siti web accessibili al pubblico da noi gestiti, gli utenti possono contattarci secondo le modalità indicate di seguito. In alcuni casi, la rimozione delle informazioni di un utente potrebbe essere impossibile, nel qual caso comunicheremo l’evenienza e il motivo all’utente interessato.  

Condivisione con terze parti  

Condividiamo informazioni con terze parti che ci aiutano a gestire, fornire, migliorare, integrare, personalizzare, supportare e commercializzare i nostri prodotti e servizi.  

  • Fornitori di servizi: collaboriamo con fornitori di servizi di terze parti per lo sviluppo di siti web e applicazioni, per operazioni di hosting, manutenzione, backup, archiviazione, fornitura di infrastrutture virtuali e servizi di elaborazione dei pagamenti, analisi e altri prodotti e servizi da noi impiegati. Questa collaborazione potrebbe implicare la necessità per tali soggetti terzi di accedere o utilizzare le informazioni dei nostri utenti. Se un fornitore di servizi ha bisogno di accedere alle informazioni di un utente per fornire prodotti e servizi a nostro nome, lo farà rispettando le nostre istruzioni, che prevedono tra l’altro il rispetto di politiche e procedure finalizzate a proteggere le informazioni degli utenti. 
  • Partner Keen: collaboriamo con terze parti che forniscono attività di consulenza, vendita, sviluppo, supporto e altri prodotti e servizi tecnici necessari a  implementare soluzioni per i clienti relative ai nostri prodotti e servizi. Potremmo condividere le informazioni degli utenti con queste terze parti in relazione ai loro prodotti e servizi, ad esempio per fornire assistenza relativa a operazioni di fatturazione e riscossione o per fornire supporto locale e personalizzazione dei servizi. Possiamo anche condividere con queste terze parti le informazioni degli utenti che ci hanno autorizzato a tale condivisione. 
  • Collegamenti a siti di terze parti: i prodotti e i servizi possono includere collegamenti che indirizzano l’utente ad altri siti web o prodotti e servizi le cui pratiche in materia di privacy possono differire dalle nostre. L’utilizzo e la fornitura di eventuali informazioni inviate dagli utenti ai siti delle terze parti in questione saranno regolamentati dalle informative sulla privacy di tali soggetti e non dalla nostra. 
  • Consenso degli utenti: condividiamo con terze parti informazioni degli utenti che ci hanno autorizzato a farlo. Ad esempio, possiamo mostrare sui nostri siti web accessibili al pubblico le testimonianze personali di nostri clienti soddisfatti. Con il consenso dell’utente in questione, possiamo pubblicare la sua testimonianza riportando il suo nome. 
  • Conformità alle richieste delle forze dell’ordine e agli obblighi delle leggi applicabili; Applicazione dei nostri diritti: in circostanze eccezionali, potremmo condividere informazioni sugli utenti con una terza parte se riteniamo che la condivisione sia ragionevolmente necessaria per (a) rispettare qualsiasi obbligo di legge, regolamento, procedimento legale o richiesta governativa, anche per soddisfare requisiti di sicurezza nazionale, (b) dare esecuzione ai nostri contratti, politiche e termini di servizio, (c) proteggere la sicurezza o l’integrità dei nostri prodotti e servizi, (d) proteggere Keen, i nostri clienti o il pubblico da danni o attività illegali, oppure (e) rispondere a una situazione di emergenza che riteniamo in buona fede possa richiedere la divulgazione di informazioni per prevenire gravi lesioni personali o anche la morte di qualsiasi persona.  

Condivisione con società a noi affiliate  

Condividiamo le informazioni da noi raccolte con società nostre affiliate e, in alcuni casi, con società affiliate potenziali. Per società affiliate si intendono società di proprietà di Keen o gestite da Keen. Le forme di protezione previste dalla presente informativa sulla privacy si applicano alle informazioni da noi condivise in tali circostanze.  

  • Trasferimenti aziendali: possiamo condividere o trasferire le informazioni raccolte ai sensi della presente informativa sulla privacy per motivi relativi a eventuali operazioni di fusione, vendita di beni aziendali, finanziamento o acquisizione integrale o parziale delle attività di Keen che coinvolgono un’altra società. Gli utenti saranno informati via email e/o tramite avvisi ben visibili sui nostri prodotti e servizi di eventuali transazioni di questo tipo, ma anche di eventuali opzioni cui l’utente ha diritto in merito alle proprie informazioni.  

Modalità di conservazione e protezione delle informazioni raccolte  

Sicurezza e conservazione delle informazioni  

Utilizziamo fornitori di servizi di hosting dei dati nell’UE e negli Stati Uniti per conservare le informazioni da noi raccolte e adottiamo specifiche misure tecniche per la protezione dei dati utente. Nonostante l’implementazione di misure di salvaguardia progettate per la protezione delle informazioni degli utenti, nessun sistema di sicurezza è impenetrabile e, a causa della natura intrinseca di Internet, è impossibile garantire che i dati siano assolutamente protetti da intrusioni altrui, durante la trasmissione attraverso Internet o mentre sono archiviati sui nostri sistemi o comunque sotto la nostra custodia. Cercheremo di rispondere a eventuali richieste relative a questo aspetto in tempi ragionevoli.  

Periodo di conservazione delle informazioni  

Il periodo di conservazione delle informazioni da noi raccolte sugli utenti ha una durata che dipende dalla natura di tali informazioni, come descritto in dettaglio qui di seguito. Al termine di tale periodo, le informazioni degli utenti 

saranno cancellate o rese anonime, oppure, se questo è impossibile (ad esempio perché le informazioni sono state memorizzate in archivi di backup), conserveremo tali informazioni in modo sicuro e protette da qualsiasi altro accesso o trattamento finché non potranno essere cancellate.  

  • Informazioni sugli account: conserviamo le informazioni su un account finché non viene cancellato dal suo utente. Conserviamo inoltre alcune informazioni necessarie per adempiere ai nostri obblighi legali, per risolvere controversie, per far rispettare i nostri contratti, per sostenere le operazioni aziendali e per sviluppare e migliorare continuamente i nostri prodotti e servizi. Nei casi in cui conserviamo informazioni per il miglioramento e lo sviluppo del servizio, adottiamo misure per eliminare le informazioni di identificazione diretta degli utenti e utilizziamo tali dati in forma collettiva al solo scopo di individuare dettagli approfonditi sull’uso dei nostri prodotti e servizi, ma non per analizzare in modo specifico le caratteristiche personali di singoli utenti.  
  • Informazioni condivise dall’utente sui prodotti e servizi: se un account utente è disattivato o disabilitato, alcune delle informazioni e dei contenuti forniti dal suo utente saranno mantenuti per consentire ai membri del team dell’utente o ad altri utenti di utilizzare al meglio prodotti e servizi. Ad esempio, continueremo a visualizzare commenti e contenuti forniti dall’utente su schede e bacheche.  
  • Gestione account: se i prodotti e servizi sono resi disponibili a un utente tramite un’organizzazione (ad esempio, il datore di lavoro), conserveremo le informazioni dell’utente per il periodo richiesto dall’amministratore dell’account in questione. Per ulteriori informazioni, consultare la precedente sezione “Gestione account e amministratori”.  
  • Informazioni di marketing: conserviamo le informazioni sulle preferenze di marketing per gli utenti che accettano di ricevere e-mail di marketing da parte nostra, a meno che non ci chiedano espressamente di eliminare tali informazioni. Conserviamo le informazioni ricavate dai cookie e da altre tecnologie di tracciamento per un periodo di tempo ragionevole a partire dalla data in cui tali informazioni sono state create.  
  • Processo di selezione del personale: conserviamo tutte le informazioni necessarie per il processo di selezione del personale per tutta la durata della selezione, a meno che l’utente non ci chieda espressamente di eliminare le informazioni durante il processo.  

Modalità di accesso e controllo degli utenti sulle proprie informazioni  

Gli utenti hanno varie opzioni per gestire le proprie informazioni. Di seguito riportiamo un riepilogo delle opzioni degli utenti e delle modalità e dei limiti per esercitarle. Cercheremo di rispondere a eventuali richieste relative a questo aspetto in tempi ragionevoli.  

Opzioni dell’utente:  

L’utente ha il diritto di richiedere una copia delle proprie informazioni, di opporsi al nostro utilizzo delle informazioni (anche per scopi di marketing), di richiedere la cancellazione o la limitazione dell’accesso alle informazioni o di richiederle in un formato elettronico strutturato.  

Di seguito, descriviamo strumenti e procedure per fare tali richieste. Gli utenti possono esercitare alcune opzioni accedendo ai prodotti e servizi e utilizzando le impostazioni disponibili all’interno dei prodotti e servizi o quelle del loro account. Se i prodotti e servizi sono gestiti da un amministratore per conto dell’utente (consultare la sezione “Avviso per gli utenti finali” nel seguito), potrebbe essere necessario prima contattare l’amministratore per ricevere assistenza su tali richieste. Per tutte le altre richieste, l’utente può contattarci come descritto nella sezione Come contattarci per richiedere assistenza. 

Le richieste e le opzioni degli utenti potrebbero essere limitate in alcuni casi: ad esempio, se l’adempimento di una richiesta dovesse rivelare informazioni su altre persone o se l’utente richiede di eliminare informazioni che secondo noi o l’amministratore possono essere conservate a norma di legge o per la tutela di interessi legittimi. Nei casi in cui gli utenti ci hanno chiesto di condividere i dati con terze parti, sarà necessario contattare direttamente tali fornitori di servizi terzi per far cancellare o limitare in altro modo l’accesso alle proprie informazioni. In caso di dubbi irrisolti, gli utenti possono sporgere reclamo presso un’autorità garante della protezione dei dati nel paese di residenza, di lavoro o quello in cui si è verificata la presunta violazione dei diritti.  

  • Accesso e aggiornamento delle informazioni: i nostri prodotti e servizi e la relativa documentazione danno la possibilità di accedere e aggiornare determinate informazioni all’interno dei prodotti o servizi. Ad esempio, è possibile accedere alle informazioni del profilo dall’account e cercare contenuti che comprendono informazioni sull’utente utilizzando la funzione di ricerche per parole chiave nel servizio. È possibile aggiornare le informazioni del profilo all’interno delle impostazioni del profilo e modificare il contenuto che riporta informazioni sull’utente servendosi degli strumenti di modifica associati a tale contenuto. 
  • Disattivazione dell’iscrizione: l’accesso di un utente può essere disattivato dall’utente o da un suo amministratore. Se l’utente è abilitato a disattivare il proprio accesso, tale opzione è disponibile nelle impostazioni dell’account. In caso contrario, occorre contattare il proprio amministratore. Gli amministratori che non riescono a disattivare un account tramite le impostazioni di amministratore possono provare a contattare l’assistenza Keen. Nota: la disattivazione dell’accesso a un comitato, team o impresa non elimina le informazioni dell”account corrispondente dal comitato, team o impresa in questione; le informazioni restano visibili ad altri utenti del servizio in base alle attività precedenti di partecipazione ai prodotti e servizi dell’utenza disattivata. Ulteriori informazioni su come eliminare le proprie informazioni sono riportate di seguito. 
  • Cancellazione delle informazioni: i nostri prodotti e servizi e la relativa documentazione danno la possibilità di eliminare determinate informazioni sull’utente all’interno del servizio. Ad esempio, è possibile rimuovere i contenuti che riportano informazioni sull’utente servendosi degli strumenti di ricerca per parole chiave e modifica associati a tali contenuti e anche rimuovere determinate informazioni del profilo all’interno delle impostazioni del profilo. Tuttavia, potremmo avere necessità di conservare certe informazioni per la conservazione di registri, il completamento di transazioni o per rispettare i nostri obblighi di legge. 
  • Richiesta di interrompere l’utilizzo delle informazioni: in alcuni casi, gli utenti possono chiederci di interrompere l’accesso, l’archiviazione, l’utilizzo e altri trattamenti delle loro informazioni, se ritengono che non disponiamo dei diritti necessari per farlo.  Ad esempio, gli utenti che ritengono che l’account di un prodotto o servizio sia stato creato a loro nome senza la loro autorizzazione o gli utente non più attivi, possono richiederci la cancellazione del loro account come previsto nella presente informativa. Gli utenti che ci hanno dato il consenso a utilizzare le loro informazioni per uno scopo limitato, possono contattarci per revocare tale consenso, ma ciò non influirà su eventuali trattamenti dei dati già avvenuti in quel momento. Gli utenti possono anche revocare il consenso al nostro utilizzo delle loro informazioni per scopi di marketing come descritto di seguito.  In caso di richieste di questo tipo, le investigazioni e le operazioni necessarie per la gestione della richiesta possono impiegare del tempo. In caso di ritardi o reclami sul nostro diritto di continuare a utilizzare le informazioni di un utente, limiteremo qualsiasi ulteriore utilizzo di tali informazioni fino a quando la richiesta non sarà stata elaborata o la controversia non sarà stata risolta, purché l’amministratore non abbia obiezioni (ove applicabile). Gli utenti che hanno obiezioni sulla condivisione delle loro informazioni con app di terze parti devono disabilitare l’app in questione o richiedere al proprio amministratore di farlo. 
  • Revoca del consenso alle comunicazioni: gli utenti hanno la possibilità di non ricevere comunicazioni promozionali da parte nostra utilizzando il link di annullamento dell’iscrizione all’interno di ogni e-mail, aggiornando le preferenze email nel menu delle impostazioni account del servizio o contattandoci come indicato di seguito per rimuovere le proprie informazioni di contatto dalla nostra mailing list promozionale o dal nostro database di registrazione. Gli utenti che hanno revocato il consenso alla ricezione dei messaggi promozionali continueranno a ricevere i messaggi relativi alle transazioni dei nostri prodotti e servizi.  Gli utenti possono revocare il consenso alla ricezione di alcuni messaggi di notifica dalle impostazioni del proprio account.  Nota: gli utenti continueranno a ricevere gli annunci generici. 
  • Disattivazione dei controlli dei cookie: i controlli dei cookie basati su browser sono descritti nella nostra Informativa sui cookie e il tracciamento. 
  • Invio di segnali “Do Not Track”: alcuni browser dispongono di una funzionalità “Do Not Track” (DNT) incorporata che permette l’invio di un segnale ai siti web visitati indicante che l’utente non vuole essere tracciato. Poiché al momento non esistono interpretazioni standard dei segnali DNT comunemente accettate, i nostri prodotti e servizi attualmente non rispondono ai segnali DNT dei browser. Gli utenti possono utilizzare l’ampia gamma di strumenti che forniamo per controllare la raccolta e l’utilizzo dei dati, inclusa la possibilità di rinunciare a ricevere le nostre comunicazioni di marketing come descritto in precedenza. 
  • Portabilità dei dati: la portabilità dei dati è la possibilità per gli utenti di ottenere alcune delle loro informazioni in un formato trasferibile da un fornitore di servizi a un altro (ad esempio, quando si trasferisce il numero di cellulare a un altro operatore di telefonia mobile).  In base al contesto, questa opzione si applica solo a una parte delle informazioni degli utenti. Gli utenti ch richiedono tale servizio riceveranno da noi un file in formato elettronico contenente le informazioni di base del proprio account e le informazioni create dall’utente negli spazi che sono sotto il suo esclusivo controllo, come le proprie bacheche.  

Modalità di trasferimento internazionale delle informazioni raccolte Trasferimenti internazionali delle informazioni raccolte 

Raccogliamo informazioni a livello globale e le memorizziamo principalmente in archivi situati nell’Unione Europea. Trasferiamo, elaboriamo e archiviamo le informazioni degli utenti al di fuori del loro paese di residenza, ovunque noi o i nostri fornitori di servizi di terze parti operiamo per la fornitura di prodotti e servizi. In caso di trasferimento delle informazioni degli utenti, adottiamo misure per la loro protezione.  

Altre importanti informazioni di privacy  

Avviso per gli utenti finali  

I nostri prodotti sono destinati sia all’uso personale da parte di singoli utenti che all’utilizzo da parte di team e organizzazioni.  Nei casi in cui i prodotti e servizi sono messi a disposizione degli utenti tramite un’organizzazione (ad esempio il datore di lavoro), tale organizzazione si occupa dell’amministrazione dei prodotti e servizi ed è responsabile degli utenti finali e/o dei siti dei servizi su cui ha il controllo. In tal caso, gli utenti devono rivolgere le proprie domande in materia di riservatezza dei dati al proprio amministratore, poiché l’uso dei prodotti e servizi è soggetto alle politiche dell’organizzazione in questione. Non siamo responsabili delle procedure di privacy e sicurezza di un’organizzazione che funge da amministratore, poiché tali pratiche potrebbero essere diverse da quelle riportate nella presente informativa. 

Anche se i prodotti e servizi in uso non sono attualmente amministrati da un’organizzazione, per gli utenti membri di un team amministrato da un’organizzazione e per quelli che utilizzano un indirizzo e-mail fornito da un’organizzazione (ad esempio l’indirizzo email aziendale) per accedere ai prodotti e servizi, l’amministratore di quel team o il proprietario del dominio associato all’indirizzo email aziendale (ad esempio il datore di lavoro) può esercitare il controllo amministrativo sugli account e sull’utilizzo dei prodotti e servizi in un secondo momento. In tal caso, gli utenti ne saranno informati.  

Gli amministratori hanno facoltà di limitare l’accesso e i privilegi di un utente nell’ambito di comitati, team o imprese controllati da detti amministratori. In alcuni casi, gli amministratori aziendali possono anche:  

  • richiedere a un utente di reimpostare la password del proprio account;  
  • limitare, sospendere o interrompere l’accesso dell’utente ai prodotti e servizi o al suo account;  
  • gestire la possibilità dell’utente di modificare, limitare, cambiare o eliminare informazioni del proprio account;  modificare informazioni degli account, comprese le informazioni del profilo utente o l’indirizzo email associato all’account;  
  • accedere alle informazioni relative all’account o a quelle in esso contenute;  
  • accedere alle informazioni memorizzate nell’ambito di un account o archiviarle; e  

Gli utenti che non vogliono che un amministratore possa controllare il loro account o il loro utilizzo dei prodotti e servizi, devono disattivare la propria iscrizione al comitato, team o azienda dell’amministratore o rimuovere dal proprio account qualsiasi indirizzo email contenente un dominio di proprietà o controllato dall’amministratore. Nel caso in cui un amministratore eserciti il controllo sull’account o sull’utilizzo dei prodotti e servizi di un utente, quest’ultimo potrebbe non essere più in grado di revocare la sua iscrizione o modificare l’indirizzo email associato al suo account senza l’approvazione dell’amministratore.  

Per ulteriori informazioni contattare la propria organizzazione o consultare le politiche dell’organizzazione che si occupa dell’amministrazione.  

Norme sui minori 

I nostri prodotti e servizi non possono essere utilizzati dai minori di 16 anni. Non raccogliamo volutamente informazioni personali di utenti minori di 16 anni. Se veniamo a conoscenza del fatto che un utente minore di 16 anni ci ha fornito le sue informazioni personali, adotteremo le misure necessarie per cancellare tali dati. Gli utenti che sono a conoscenza del fatto che un minore ci ha fornito le sue informazioni personali sono pregati di contattare l’assistenza per i nostri prodotti e servizi.  

Modifiche alla nostra Informativa sulla privacy 

La presente informativa sulla privacy è soggetta a modifiche periodicamente. Pubblicheremo eventuali modifiche all’informativa sulla privacy in questa pagina e, se le modifiche sono significative, forniremo un avviso più evidente aggiungendo un avviso sulle home page dei prodotti e servizi, schermate di accesso o inviando una notifica via e-mail. Conserveremo anche le precedenti versioni della Informativa sulla privacy in un archivio, in modo che gli utenti possano consultarle. Invitiamo gli utenti a prendere visione della nostra informativa sulla privacy ogni volta che utilizzano i prodotti e servizi per rimanere informati sulle nostre pratiche di gestione delle informazioni e sulle modalità con cui contribuire a proteggere la privacy. 

Gli utenti che non accettano eventuali modifiche alla presente informativa sulla privacy, dovranno interrompere l’utilizzo dei prodotti e servizi e disattivare i propri account, come descritto in precedenza.  

Come contattarci 

Le informazioni degli utenti sono controllate da Keen. In caso di dubbi o domande sul trattamento delle loro informazioni, gli utenti possono inviare le loro richieste direttamente all’indirizzo info@keenswh.com

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